Digitale Fahrzeugakte - Kabema Consulting

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Die eAkte Aftersales

Kurz und knapp - Was ist die eAkte Aftersales?

Die eAkte Aftersales ist die Abbildung Ihrer Aftersales-Prozesse in einem zentralen Workflow-System. In der eAkte Aftersales werden sämtliche Prozess-Schritte von der Terminvergabe über die Auftragsqualifizierung und Durchführung bis hin zur zentralen Abrechnung begleitet und gesteuert. Alle auf dem Weg entstehenden Informationen, Dokumente und Aufgaben aus den beteiligten SUB-Systemen werden den Bearbeitern zur richtigen Zeit an zentraler Stelle zur Verfügung gestellt, um einen reibungslosen und schnellen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten.

Aufbau und: Modularisierung

Die eAkte ist modular in 3 Phasen unterteilt, die voneinander unabhängig genutzt werden können. Sie geben bei der Einführung das Tempo vor: Sie wollen zunächst nur die Auftragsvorbereitung und Terminplanung in einem zentralen System abbilden? In diesem Fall starten wir zunächst nur mit der Vorbereitungsphase in Ihrem Haus und die weiteren Phasen werden dann zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt. Wenn Sie alle 3 Phasen in Ihrem Prozess nutzen, entfaltet die Akte ihr volles Leistungspotenzial.

Phase 1: Vorbereitung

In der ersten Phase führen wir die Daten und Dokumente aus Ihren Systemen automatisch in einem neuen Vorgang zusammen. Dazu zählen bspw. der Auftrag aus dem DMS, der Termin aus Ihrem Werkstattplaner oder auch der Nutzungsvertrag für das Ersatzfahrzeug. Alle relevanten Dokumente werden im Vorgang gesammelt und vorab dem Kunden digital über unser Modul SYNOP zur Unterschrift vorgelegt.
Im Hintergrund erfolgen automatisierte Abfragen bspw. zu offenen KDM, der Teileverfügbarkeit oder ob die vorliegende DSE noch aktuell ist. Die Ergebnisse werden zentral im Vorgang angezeigt, sodass Sie jederzeit aussagefähig gegenüber dem Kunden sind, ohne die üblichen Rückfragen in der Fachabteilung oder manuelle Abfragen über die Herstellersysteme durchführen zu müssen.

Die eAkte begleitet Ihre Mitarbeiter insbesondere auch dann, wenn der Kunde bei Ihnen vor Ort ist. Mittels integrierten Plausibilitätsprüfungen und vordefinierten Abfragen wird sichergestellt, dass während des Kundentermins nichts vergessen wird und Daten bei Bedarf aktualisiert werden. Die Abfragen und Checkpunkte werden zusammen mit Ihnen im Vorfeld definiert, sodass nur abgefragt und geprüft wird, was wirklich wichtig ist.

Phase 2: Leistung

In der Leistungsphase wird der Vorgang zur Bearbeitung in die Werkstatt übergeben. Sie können dabei entscheiden, ob der gesamte Auftrag, einzelne Jobs oder Positionen an Ihre Monteure verteilt werden sollen. Die Monteure sehen nur die für sie relevanten Bestandteile und können sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.
Durch automatisierte Freigabeprozesse innerhalb des Vorgangs werden Laufwege reduziert und die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter steigt: Bspw. werden Auftragsergänzungen oder notwendige Erweiterungen über die eAkte direkt an den Serviceberater gemeldet, der wiederum bei Bedarf den Kunden kontaktiert und die zusätzlichen Arbeiten ganz einfach freigeben kann. Ebenso lassen sich bspw. Kulanzpositionen im Auftrag durch den Betriebsleiter genehmigen.

Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt sind ebenfalls Bestandteil der Leistungsphase: Der Kunde möchte wissen, ob sein Auto fertig wird? Kein Problem: Auf Wunsch können automatisierte Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt erzeugt werden und per SMS oder Messenger-Dienst an den Kunden versendet werden.

Phase 3: Abrechnung und Nachdokumentation

Sind alle Arbeiten erledigt, wird der Vorgang aus den einzelnen Bestandteilen wieder zusammengesetzt und durch weitere Plausibilitätsprüfungen sichergestellt, dass alle Arbeiten abgeschlossen und alle für die Abrechnung erforderlichen Dokumente und Informationen vorhanden sind. Die Auftragsqualität wird dadurch deutlich gesteigert und die Bearbeitungszeit in der Abrechnung reduziert sich ebenfalls, da oft notwendige Rückfragen zu fehlenden Dokumenten entfallen oder falschen Eingaben bereits im laufenden Prozess durch automatisierte Prüfungen vor der Abrechnung vorgebeugt werden.

Sollte dennoch einmal etwas fehlen, kann die Abrechnung den Vorgang einfach innerhalb des Systems an die Fachabteilungen zur Korrektur zurückgeben. Vorgegebene Bearbeitungszeiten für die Korrekturen sorgen dafür, dass auch die Korrekturläufe die Verzögerungen auf ein Minimum begrenzen.
Eine automatische Auftragsgüteprüfung sorgt außerdem dafür, dass auch bei der Prüfung durch die Abrechnung alle Vorgaben berücksichtigt werden.

Nachdokumentation
Nach erfolgter Abrechnung wird der komplette Vorgang mit allen Dokumenten und Protokollen in ein frei wählbares digitales Archiv übertragen. JobRouter bietet die Möglichkeit der integrierten Archivierung, sodass hier keine zusätzliche Software erforderlich ist. Die archivierten Daten werden revisionssicher und unveränderlich abgelegt und können bspw. bei einer Revisionsprüfung einfach über das Vorgangsarchiv aufgerufen werden.

Ihre Mehrwerte

Steigerung der Produktivität und Servicequalität

Mehr Zeit für das Wesentliche – Durch eine klare Strukturierung des Prozesses, Anreicherung des Vorgangs mit Informationen und Automatisierung von Arbeitsabläufen werden organisatorische Aufwände reduziert. So bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter.

Transparenz schaffen – Innerhalb der einzelnen Prozess-Schritte werden alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen Systemen aufbereitet und verarbeitet, sodass jederzeit eine Aussage über den aktuellen Bearbeitungsstand möglich ist.

Überblick behalten – Wer hat wann was im Vorgang gemacht? Sind die Teile alle da? Wurde dem Kunden der Termin bestätigt? Sind alle Dokumente für die Abrechnung bereit? Ist die Meisterkontrolle erfolgt? Fragen, die viel Zeit kosten und oftmals für Verzögerungen sorgen. Durch die Anreicherung der eAkte mit allen notwendigen Informationen aus den verschiedenen Systemen können diese Fragen alle mit einem Blick in den Vorgang beantwortet werden.

Auftragsqualität steigern – Anwendung falscher Verrechnungssätze? Kosten nicht korrekt weiterbelastet oder die Pauschale für die Mobilität wurde nicht abgerechnet? Vermeidbare Fehler, die im digitalen Workflow durch fortwährende Auftragsgüteprüfung bereits frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor die Rechnung erstellt wird.

Strategisch sicher in die Zukunft

Unabhängigkeit – Ein Workflow für alle Marken und Systeme. Der Workflow wird auf der unabhängigen Digitalisierungsplattform JobRouter entwickelt und bietet dank verschiedener offener Schnittstellen die Kompatibilität zu den verschiedenen DMS-Systemen, CRM-Systemen oder Werkstattplanern und vereint alle Informationen an einem Ort in einem System.

Fortlaufendes Qualitätsmanagement – Die Abbildung Ihres Prozesses als BPMN-Modell innerhalb JobRouter sowie die Visualisierung mittels Heatmap unterstützen Sie bei der fortlaufenden Prozessanalyse und der Identifikation von erforderlichen Anpassungen.

Flexibilität – Ihre Prozesse sind immer wieder Veränderungen und neuen Anforderungen ausgesetzt, sei es durch neue technologische Entwicklungen, Veränderungen im Marktumfeld oder neue Anforderungen durch die Hersteller. Der modulare Aufbau der eAkte ermöglicht es Ihnen, schnell und flexibel auf die verschiedenen Anforderungen reagieren zu können.

Kosten vs. Nutzen – Generieren Sie zusätzliche Umsätze durch gezielt auf das Fahrzeug und den Kunden zugeschnittene Zusatzangebote und die Nutzung von abteilungsübergreifenden Synergien. Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch die Automatisierung von wiederkehrenden und organisatorischen Aufgaben innerhalb Ihrer Prozesse.

Echte digitale Transformation

Usability – Einfach einzurichten und einfach zu benutzen: Alles, was Sie brauchen, ist ein internetfähiges Endgerät und einen Webbrowser und schon kann es losgehen.

Digitaler Belegfluss – Belege aus Papier gehören in der eAkte der Vergangenheit an, alle Dokumente werden digital zur Verfügung gestellt und während des Prozesses eingesammelt und zum Abschluss in Ihrem Dokumentenarchiv abgelegt.

Digitale Unterschrift – Papierloser Belegfluss geht nicht ohne elektronische Unterschrift. Lassen Sie Ihren Kunden doch unterschreiben, wann und wo er will: Mit unserem Modul SYNOP werden eIDAS-konforme einfache und fortgeschrittene Unterschrift rechtskonform und revisionssicher verarbeitet.

Synergien nutzen – Durch digitale Workflows ist es einfacher als jemals zuvor, abteilungsübergreifende Synergien zu nutzen und eine 360° Rundumsicht auf den Kunden vorzunehmen. Binden Sie den Vertrieb durch automatisierte Aufgaben aktiv in den Aftersales-Prozess ein und nutzen Sie bspw. die Ersatzmobilität des Kunden mit auslaufendem Leasingvertrag als Verkaufschance.

Digitale Kompetenz steigern – Wir binden Ihre Mitarbeiter aktiv in die Einführung und das Roll-Out der eAkte ein, um Widerstände abzubauen und gleichzeitig digitale Kompetenz aufzubauen. Dank der Low-Code-Plattform ist es sogar möglich, kleinere Anpassungen bei Bedarf selbst durchzuführen.

Prozesse neu denken – Das haben wir schon immer so gemacht? Die Einführung eines zentralen Workflows bietet die Chance, Ihre Prozesse und individuellen Vorgehensweisen auf den Prüfstand zu stellen, neu zu bewerten und zu vereinheitlichen.

Wir begleiten Sie von der ersten Minute an bis zur erfolgreichen Einführung und darüber hinaus. Wie bei einem guten Maßanzug ist auch bei der Einführung der eAkte eine gute Planung das A und O. Deshalb können Sie sich in diesen und weiteren Leistungen vollkommen auf unsere Kompetenz verlassen:

Unsere Leistung für Sie

Maß nehmen

Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse in den Aftersales-Bereichen und definieren ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Haus. Die eAkte soll zu Ihnen und Ihren Prozessen passen. Deshalb identifizieren wir gemeinsam mit Ihnen das Delta zwischen Ihrem Soll-Prozess und der Blaupause der eAkte und schätzen den daraus erforderlichen Implementierungsaufwand. Wir unterstützen Sie bei der Projektplanung und dem Roll-Out bspw. bei Auswahl des Pilotbetriebs und der weiteren Roadmap.

Anfertigen und Anpassen

Wir richten die eAkte gemeinsam mit Ihnen auf Ihren Systemen ein und unterstützen Sie bei den Anpassungen der Schritte und Funktionalitäten sowie der Vergabe bei Rollen und Rechten. Wenn Sie dies wünschen, entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam eine individuell auf Ihre Prozesse abgestimmte Schulungsunterlage für Ihre Mitarbeiter.

Anprobe und feine Korrekturen

Wenn das System und die Schnittstellen einsatzbereit sind, werden Ihre Pilotteilnehmer, wenn Sie dies wünschen, von uns geschult, damit dem erfolgreichen Start der Pilotphase nichts im Wege steht. Während der eigentlichen Pilotphase unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiter bei allen technischen und fachlichen Herausforderungen und nehmen finale Korrekturen aus dem Praxistest vor.

Sitzt alles perfekt?

Wenn alles passt, unterstützen wir Sie bei der Planung und Umsetzung des unternehmensweiten Rollouts. Sollte doch mal etwas nicht passen oder es hat sich etwas im Prozess geändert, stehen wir Ihnen selbstverständlich auch nach Abschluss des Projekts sowohl mit unserem kompetenten technischen Support als auch mit fachlichem Knowhow sowie mit verschiedenen Beratungsleistungen bspw. im Rahmen der fortlaufenden Prozessanalyse zur Seite.