Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Veröffentlicht von Personalabteilung am

  • Berlin

Teilzeit

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

(in Teilzeit/20h pro Woche)

Ihr neues Team:

Die Kabema Consulting GmbH ist eine Unternehmensberatung mit Schwerpunkt im Management Consulting, IT Consulting und Business Intelligence-Bereich. Zu unserem Kundenkreis zählen insbesondere größere mittelständische Unternehmen aus der Automobil-Branche. Mit über 45 Mitarbeitenden ist die Kabema Consulting GmbH an den Standorten in Berlin und Lahnstein vertreten.

 

Ihre Aufgaben:

  • Vor- und Nachbereitung der Termine der Geschäftsleitung
  • Erstellung von Präsentationen, Kalkulationen sowie Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
  • Unterstützung bei der strategischen Unternehmensentwicklung
  • Internes Changemanagement
  • Koordination eines optimalen Informationsflusses zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Partnern
  • Eigenverantwortliche Veranstaltungsorganisation
  • Zuverlässige Entlastung der Geschäftsführung
  • Unterstützung und Vertretung des Sekretariats

 

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
  • Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Assistenzbereich
  • Umfangreiche Kenntnisse im Bereich der MS – Office Anwendungen
  • Ausgeprägtes Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe
  • Stressresistenz, hohe Motivation und Belastbarkeit
  • Analytisches Denkvermögen, sowie ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit und freundliches Auftreten
  • Ausgeprägtes selbstständiges und gewissenhaftes Arbeiten
  • Sie arbeiten gerne im Büro

 

Wir bieten:

  • Fair verhandelbare, attraktive Vergütung
  • Einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit einer umfassenden IT-Ausstattung
  • 31 Tage Urlaub / Jahr (30 Tage plus eigener Geburtstag) – wir sind familienfreundlich: Sie erhalten 1 Tag Urlaub zusätzlich für jedes nicht volljährige eigene Kind
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Ein gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten Team
  • Ein mittelständisches Unternehmen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Corporate Benefits
  • Regelmäßige Teamevents
  • Kostenlose Getränke vor Ort

Ihre Ansprechpartnerin ist Frau Joana Tischer. Sie freut sich auf die Zusendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen mit der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittsdatums an bewerbung@kabema.com

 

Um sich für diesen Job zu bewerben, sende deine Unterlagen per E-Mail an bewerbung@kabema.com

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Phase 3: Abrechnung und Nachdokumentation

Sind alle Arbeiten erledigt, wird der Vorgang aus den einzelnen Bestandteilen wieder zusammengesetzt und durch weitere Plausibilitätsprüfungen sichergestellt, dass alle Arbeiten abgeschlossen und alle für die Abrechnung erforderlichen Dokumente und Informationen vorhanden sind. Die Auftragsqualität wird dadurch deutlich gesteigert und die Bearbeitungszeit in der Abrechnung reduziert sich ebenfalls, da oft notwendige Rückfragen zu fehlenden Dokumenten entfallen oder falschen Eingaben bereits im laufenden Prozess durch automatisierte Prüfungen vor der Abrechnung vorgebeugt werden.


Sollte dennoch einmal etwas fehlen, kann die Abrechnung den Vorgang einfach innerhalb des Systems an die Fachabteilungen zur Korrektur zurückgeben. Vorgegebene Bearbeitungszeiten für die Korrekturen sorgen dafür, dass auch die Korrekturläufe die Verzögerungen auf ein Minimum begrenzen.
Eine automatische Auftragsgüteprüfung sorgt außerdem dafür, dass auch bei der Prüfung durch die Abrechnung alle Vorgaben berücksichtigt werden.


Nachdokumentation
Nach erfolgter Abrechnung wird der komplette Vorgang mit allen Dokumenten und Protokollen in ein frei wählbares digitales Archiv übertragen. JobRouter bietet die Möglichkeit der integrierten Archivierung, sodass hier keine zusätzliche Software erforderlich ist. Die archivierten Daten werden revisionssicher und unveränderlich abgelegt und können bspw. bei einer Revisionsprüfung einfach über das Vorgangsarchiv aufgerufen werden.

Phase 2: Leistung

In der Leistungsphase wird der Vorgang zur Bearbeitung in die Werkstatt übergeben. Sie können dabei entscheiden, ob der gesamte Auftrag, einzelne Jobs oder Positionen an Ihre Monteure verteilt werden sollen. Die Monteure sehen nur die für sie relevanten Bestandteile und können sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.
Durch automatisierte Freigabeprozesse innerhalb des Vorgangs werden Laufwege reduziert und die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter steigt: Bspw. werden Auftragsergänzungen oder notwendige Erweiterungen über die eAkte direkt an den Serviceberater gemeldet, der wiederum bei Bedarf den Kunden kontaktiert und die zusätzlichen Arbeiten ganz einfach freigeben kann. Ebenso lassen sich bspw. Kulanzpositionen im Auftrag durch den Betriebsleiter genehmigen.

Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt sind ebenfalls Bestandteil der Leistungsphase: Der Kunde möchte wissen, ob sein Auto fertig wird? Kein Problem: Auf Wunsch können automatisierte Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt erzeugt werden und per SMS oder Messenger-Dienst an den Kunden versendet werden.

Phase 1: Vorbereitung

In der ersten Phase führen wir die Daten und Dokumente aus Ihren Systemen automatisch in einem neuen Vorgang zusammen. Dazu zählen bspw. der Auftrag aus dem DMS, der Termin aus Ihrem Werkstattplaner oder auch der Nutzungsvertrag für das Ersatzfahrzeug. Alle relevanten Dokumente werden im Vorgang gesammelt und vorab dem Kunden digital über unser Modul SYNOP zur Unterschrift vorgelegt.

Im Hintergrund erfolgen automatisierte Abfragen bspw. zu offenen KDM, der Teileverfügbarkeit oder ob die vorliegende DSE noch aktuell ist. Die Ergebnisse werden zentral im Vorgang angezeigt, sodass Sie jederzeit aussagefähig gegenüber dem Kunden sind, ohne die üblichen Rückfragen in der Fachabteilung oder manuelle Abfragen über die Herstellersysteme durchführen zu müssen.

Die eAkte begleitet Ihre Mitarbeiter insbesondere auch dann, wenn der Kunde bei Ihnen vor Ort ist. Mittels integrierten Plausibilitätsprüfungen und vordefinierten Abfragen wird sichergestellt, dass während des Kundentermins nichts vergessen wird und Daten bei Bedarf aktualisiert werden. Die Abfragen und Checkpunkte werden zusammen mit Ihnen im Vorfeld definiert, sodass nur abgefragt und geprüft wird, was wirklich wichtig ist.